Cómo implantar un canal ético en una empresa
Implantar un canal ético es uno de los pasos más importantes para cumplir con la Ley 2/2023 de protección del informante y mejorar el sistema de cumplimiento normativo dentro de una empresa.
Este sistema permite que empleados, proveedores y otras personas vinculadas a la organización puedan comunicar irregularidades de forma segura, confidencial y en muchos casos anónima.
Para que el canal ético funcione correctamente, es necesario seguir un proceso de implantación estructurado que garantice el cumplimiento de los requisitos legales.
Paso 1: Analizar las obligaciones legales de la empresa
Antes de implantar un canal ético, es importante analizar si la empresa está obligada a disponer de este sistema según la legislación vigente.
La Ley 2/2023 establece que deben implantar un sistema interno de información determinadas organizaciones, entre ellas:
- Empresas con 50 o más trabajadores
- Administraciones públicas
- Entidades del sector público
- Empresas que gestionan fondos públicos
Aunque algunas empresas no estén obligadas, muchas organizaciones deciden implantar un canal ético como parte de sus políticas de compliance y gestión de riesgos.
Paso 2: Diseñar el sistema interno de información
El canal ético forma parte de un sistema más amplio denominado sistema interno de información, que incluye todos los procedimientos relacionados con la recepción y gestión de comunicaciones sobre irregularidades.
Este sistema debe definir claramente:
- Cómo se reciben las comunicaciones
- Cómo se investigan las denuncias
- Quién es responsable del sistema
- Cómo se protege la confidencialidad
- Qué plazos se aplican en cada fase
Disponer de un procedimiento claro es fundamental para garantizar la correcta gestión del canal ético.
Paso 3: Designar un responsable del sistema
La normativa exige que las organizaciones designen un responsable del sistema interno de información.
Esta persona será la encargada de gestionar las comunicaciones recibidas y garantizar el cumplimiento de los procedimientos establecidos.
Funciones del responsable del canal ético
- Recibir y registrar las comunicaciones
- Analizar las denuncias recibidas
- Coordinar las investigaciones internas
- Garantizar la confidencialidad del informante
- Supervisar el correcto funcionamiento del sistema
En muchas organizaciones esta función la desempeña el responsable de compliance o el departamento jurídico.
Paso 4: Implantar una plataforma segura para el canal ético
Hoy en día la mayoría de empresas implantan el canal ético mediante una plataforma digital especializada.
Este tipo de soluciones permite gestionar las comunicaciones de forma segura y garantizar el cumplimiento de la normativa.
Características que debe tener un software de canal ético
- Comunicación confidencial y anónima
- Registro seguro de denuncias
- Gestión de expedientes e investigaciones
- Control de accesos
- Trazabilidad de las comunicaciones
Utilizar una plataforma especializada facilita la implantación del sistema y reduce los riesgos legales para la empresa.
Paso 5: Establecer protocolos de gestión de denuncias
Una vez implantado el sistema, es necesario establecer procedimientos claros para gestionar las comunicaciones recibidas.
Estos protocolos deben incluir diferentes fases:
- Recepción de la comunicación
- Evaluación inicial
- Investigación interna
- Resolución del caso
- Adopción de medidas correctivas
Además, la ley establece plazos específicos para responder a las comunicaciones recibidas.
Paso 6: Informar a empleados y colaboradores
Para que el canal ético funcione correctamente, es fundamental que las personas vinculadas a la empresa conozcan su existencia.
La organización debe comunicar de forma clara:
- La existencia del canal ético
- Cómo utilizarlo
- Qué tipo de conductas pueden comunicarse
- Las garantías de confidencialidad
Esta comunicación suele realizarse a través de políticas internas, formación y documentos de compliance.
Paso 7: Garantizar la protección del informante
Uno de los elementos clave del sistema es la protección de las personas que informan sobre irregularidades.
La Ley 2/2023 establece medidas específicas para evitar represalias contra los informantes.
Medidas de protección del informante
- Confidencialidad de la identidad
- Posibilidad de realizar comunicaciones anónimas
- Prohibición de represalias
- Protección frente a despidos o sanciones injustificadas
Estas medidas buscan fomentar que las personas puedan comunicar irregularidades sin miedo a consecuencias negativas.
Conclusión
Implantar un canal ético es un paso fundamental para cumplir con la normativa y mejorar la transparencia dentro de las organizaciones.
Además de cumplir con la Ley 2/2023, este sistema permite detectar irregularidades, prevenir riesgos legales y fortalecer la cultura ética dentro de la empresa.
Cada vez más organizaciones optan por implantar soluciones tecnológicas que facilitan la gestión del canal ético y garantizan el cumplimiento de los requisitos legales.
